何爲物業痕迹管理, 如何做好(hǎo)物業痕迹管理?

發(fā)布時間:2021/01/15

常常聽到同行或者是物業前輩說這(zhè)樣(yàng)一句話,物業管理其實就是痕迹管理,那麼(me)痕迹管理到底包括哪些内容呢?所謂“痕迹管理”可以分爲二個部分:一是做任何事(shì)情都(dōu)要有文字記錄;二是在現場要留下管理“痕迹”。

一、健全各項記錄表格

我們物業服務人員整天忙忙碌碌,要是沒(méi)有做好(hǎo)記錄,日複一日、年複一年也不知道(dào)我們究竟做了些什麼(me)事(shì)情,日常管理記錄表格可以將(jiāng)我們的管理“痕迹”記錄下來;另一方面(miàn)健全各項管理記錄和表格也是爲了發(fā)生事(shì)故後(hòu)便于追溯,找出事(shì)故責任人和防止同樣(yàng)事(shì)故的再次發(fā)生,也是作爲規避責任與風險的一種(zhǒng)自我證明方式。

常用的必要記錄表格有下面(miàn)幾種(zhǒng)類型:

1、驗收記錄

各類設施設備交接驗收記錄表格,包括鑰匙的移交清單等。設備驗收時存在的問題記錄在相應的《工程缺陷》表格中,并經(jīng)施工方和業主方确認,以便整改以後(hòu)的再驗收或者設備出現故障時的責任追究。

2、運行記錄

運行記錄可以分爲項目的運行記錄和設備的運行記錄二部分。項目運行記錄包括如《業主(或租戶)的入戶登記表》、《業主(或租戶)用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現場施工人員登記表》等等除設備運行以外的記錄表。設備運行記錄包括物業設施設備在運行中的正常或異常,各類表計的讀數記錄表格等。如:《變電所值班運行記錄》、《空調機房值班運行記錄》、《中央控制室值班運行記錄》、《突發(fā)事(shì)件記錄及處理結果》等。

3、巡檢記錄

随著(zhe)新項目越來越多自動化、智能(néng)化設備的應用,很多的設施設備處于自動運行、無人值守的狀态,這(zhè)就需要我們加強巡檢,提早發(fā)現故障苗頭、及時解決故障問題。如:《水泵房巡檢記錄》、《消防設備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。

4、訪客登記

建立訪客登記制度,對(duì)進(jìn)入本物業管理區域内的訪客實施有效的管理和服務。關鍵和重要部位都(dōu)應該設有《來訪人員登記錄》,如:服務前台、配電房、中央控制室等

5、工作日志

各個部門(每個管理員)都(dōu)要建立部門(自己)的《工作日志》,把這(zhè)一天完成(chéng)的主要工作,成(chéng)績和存在的問題等記錄在案。把設備驗收記錄、運行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事(shì)件記錄在《工作日志》之中。

6、設備台賬

各項目通過(guò)建立台賬,使得設備的基礎管理、設備使用、維護管理、設備的故障管理、設備的維修管理、設備的安全管理等一目了然,通過(guò)我們的管理,以靠近或者實現建築物所配套的設施的70年使用壽命的目标。

二、完善現場标識标牌

我們的現場管理不隻是搞好(hǎo)清潔衛生就可以了。曾遇到的一位業主是這(zhè)樣(yàng)說的,在現場不留下管理“痕迹”,有沒(méi)有物業公司管理一個樣(yàng),說明你們的物業管理不到位,我們要做到讓進(jìn)來本區域的人一看就知道(dào)這(zhè)裡(lǐ)有物業在進(jìn)行著(zhe)有效的管理。要做到這(zhè)一點其實并不難,這(zhè)就需要我們完善現場的各類标識标牌。

1、制度上牆

各部門、各崗位有崗位職責、各設備房有管理制度都(dōu)要做成(chéng)标準式樣(yàng)懸挂在辦公室和相應的設備房内。

2、設備編号

給設備編号并且制成(chéng)銘牌貼在設備上。如:1AL1-4照明配電箱、高區1#水泵、3#噴淋泵等等,讓使用者一目了然。

3、水管流向(xiàng)

生活水、消防水、空調水主要管路的流向(xiàng)用“↓”表明水的流向(xiàng)。

4、運行狀态标識

運行和檢修的設備都(dōu)要挂上相應的運行狀态标識,如:“開(kāi)”、“關”、“常開(kāi)”、“常閉”、“自動”、“禁止合閘,有人作業”等等。

5、設備管理和衛生包幹都(dōu)有責任人

設備上和衛生包幹區域的責任人上牆(或貼在設備上),并且要落實檢查制度。

6、區域設置警戒線

危險地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設置爲警戒線,無關人員不得進(jìn)入警戒線内。如變壓器室、高低壓配電櫃等。

7、進(jìn)入現場施工人員應佩戴“施工證”

進(jìn)入我們管理區域的現場的施工人員都(dōu)應該知道(dào)本區域施工的相關規定和注意事(shì)項,簽訂“施工協議”,核發(fā)“施工證”,并要求佩戴接收檢查。

8、标識和提示語

開(kāi)關、調節器等給予标識或者提示。如:“配電室” “請随手關燈”等等。

9、臨時維修指示牌

在設施設備進(jìn)行維保或者維修過(guò)程中,在設備醒目處設置“維保工作進(jìn)行中”、“維修中”等指示牌,提示用戶本機暫停使用并注意安全。